Le bon scanner dépend de ce que vous numérisez. Pour des documents isolés, un scanner à plat ou celui intégré à votre multifonction suffit. Pour des piles de feuilles, un scanner à défilement avec chargeur fait gagner un temps précieux. Les scanners à tambour et les scanners 3D répondent, eux, à des besoins spécialisés.
L’essentiel
- Le volume et le type de documents à numériser orientent le choix de la technologie.
- Le multifonction couvre les besoins ponctuels de la plupart des bureaux.
- Un document numérisé doit ensuite être bien classé et sauvegardé.
Le scanner à plat : polyvalent pour les documents à l’unité
C’est le modèle le plus connu. Vous posez le document sur la vitre, vous fermez le capot, il numérise. Il accepte les feuilles abîmées, les pages de livre, les cartes ou les petits objets plats.
Sa limite n’est pas la qualité, c’est le rythme. Une page à la fois, c’est parfait pour un justificatif ou une photo, beaucoup moins pour numériser les archives d’une association.
Le scanner à défilement : pour les volumes
Ici, les feuilles passent dans l’appareil grâce à un chargeur automatique. Vous déposez une pile, il la numérise d’un coup, souvent en recto verso. C’est le choix logique pour un cabinet comptable, un service RH ou une mairie qui dématérialise ses dossiers.
En contrepartie, il convient surtout aux feuilles standards en bon état. Un document froissé ou agrafé risque de coincer.
Le multifonction : le scanner déjà dans le bureau
Beaucoup de structures ont déjà un scanner sans y penser : celui de leur photocopieur ou de leur imprimante multifonction. Il combine souvent une vitre et un chargeur, et peut envoyer le fichier directement dans un dossier partagé ou par e-mail.
Pour un usage ponctuel ou modéré, c’est la solution la plus simple. Si vous êtes en train de choisir cet appareil, notre article comment choisir un photocopieur professionnel détaille les critères.
Le scanner à tambour : la haute fidélité
Le document est fixé sur un cylindre qui tourne devant le capteur. Cette technologie offre une grande fidélité de reproduction, notamment pour les images et les photos. Elle est coûteuse, lente à mettre en œuvre et réservée aux métiers de l’image ou de l’archivage patrimonial. Une TPE classique n’en a pas besoin.
Le scanner 3D : reproduire la forme d’un objet
Le scanner 3D ne numérise pas une feuille, mais un volume. Il relève la forme d’une pièce pour en créer un modèle numérique. Il sert en ingénierie, en conception, en contrôle qualité ou pour la reproduction de pièces. Devenu plus accessible, il reste un outil métier, à choisir avec des besoins précis en tête.
Les critères à regarder avant d’acheter
Une fois la technologie choisie, comparez les modèles sur ces points :
- la qualité de numérisation, à adapter à l’usage : un courrier n’a pas les mêmes exigences qu’une photo
- la vitesse, si vous numérisez en quantité
- les formats acceptés, du ticket de caisse aux plans grand format
- la connexion : branché sur un poste, ou relié au réseau pour être partagé
- le logiciel fourni : reconnaissance de texte pour rendre les PDF consultables, envoi vers un dossier ou une messagerie
- l’encombrement, le bruit et la consommation, surtout dans un petit bureau partagé
Un dernier point souvent oublié : numériser ne protège pas les documents par magie. Les fichiers obtenus doivent être rangés au bon endroit et sauvegardés. Notre article sur les solutions de sauvegarde des données explique comment faire.
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Nous aidons les entreprises et les communes à choisir leur matériel, scanners compris, et à le relier à leur réseau et à leurs dossiers partagés. Le devis est gratuit. Plus d’informations sur notre page vente et installation de matériel informatique.
