Une association peut s’équiper sans gros budget en regardant de trois côtés : les logiciels conçus pour les associations, dont certains ont une formule gratuite, les programmes que Microsoft et Google réservent aux structures à but non lucratif, et des plateformes de solidarité numérique comme Solidatech. Les conditions varient d’un éditeur à l’autre et évoluent dans le temps. Vérifiez-les toujours sur le site de l’éditeur avant de vous lancer.
L’essentiel
- Des logiciels spécialisés couvrent la gestion des adhérents, la comptabilité et la communication.
- Microsoft et Google ont des programmes pour les associations, sous conditions d’éligibilité.
- Solidatech donne accès à des logiciels offerts ou à tarif réduit auprès d’éditeurs partenaires.
De quels outils une association a-t-elle besoin ?
Avant de chercher le bon logiciel, listez les besoins. Pour la plupart des associations, ils tournent autour de quelques familles d’outils :
- la gestion des adhérents et des cotisations
- la comptabilité et le suivi du budget
- la messagerie, l’agenda et les documents partagés entre bénévoles
- la communication : site, lettre d’information, réseaux sociaux
Le point de départ est souvent le même. Le fichier des adhérents vit sur l’ordinateur personnel du trésorier, et il part avec lui le jour où il passe la main. Un outil partagé règle ce problème avant même d’apporter une seule fonctionnalité nouvelle.
Les logiciels conçus pour les associations
Des éditeurs proposent des solutions tout-en-un pensées pour le monde associatif : fichier des adhérents, encaissement des cotisations, comptabilité, envoi d’e-mails, parfois un petit site. Certains ont une formule gratuite destinée aux petites structures.
Une formule gratuite a en général des limites. Avant de vous engager, regardez ce qui est inclus, ce qui devient payant si l’association grandit, et comment récupérer vos données si vous changez d’outil un jour.
Les programmes de Microsoft et Google
Les grands éditeurs soutiennent aussi les associations. Microsoft et Google ont chacun un programme dédié aux organisations à but non lucratif. Ils donnent accès à leurs outils bureautiques et collaboratifs (messagerie, agenda, documents partagés, visioconférence) gratuitement ou à prix réduit.
L’accès dépend de critères d’éligibilité fixés par chaque éditeur, et le contenu des offres peut changer. Le plus simple est de consulter la page « associations » ou « nonprofits » de chacun et de vérifier que votre structure entre dans les conditions.
Solidatech, la boîte à outils solidaire
Solidatech est un programme de solidarité numérique destiné aux associations. Il leur permet d’obtenir des logiciels offerts ou à tarif préférentiel auprès d’éditeurs et d’entreprises partenaires. L’inscription se fait sur le site de Solidatech, et l’association doit justifier de son statut.
C’est une bonne porte d’entrée quand vous avez besoin d’un logiciel précis et que la version gratuite d’un outil ne suffit pas.
Gratuit ne veut pas dire sans précaution
Un outil gratuit reste un outil qui contient des données, souvent personnelles. Quelques réflexes évitent les mauvaises surprises :
- créez les comptes au nom de l’association, avec une adresse partagée, pas sur la boîte mail personnelle d’un bénévole
- notez qui a les accès administrateur, et mettez la liste à jour à chaque changement de bureau
- prévoyez une sauvegarde des fichiers importants, en dehors de l’outil lui-même
- respectez les principes du RGPD pour le fichier des adhérents : ne collecter que l’utile, protéger les données, répondre aux demandes des personnes
Sur ces deux derniers points, voir les solutions pour la sauvegarde des données et comment le RGPD peut vous aider dans votre sécurité.
Par où commencer ?
- Faites la liste de vos besoins réels, avec les bénévoles qui utiliseront les outils.
- Vérifiez si votre association est éligible aux programmes de Microsoft, de Google et de Solidatech.
- Testez une solution à la fois, sur un usage précis (les adhésions, par exemple).
- Formez plusieurs personnes, pour que l’outil ne dépende pas d’un seul bénévole.
Et chez InfoRéso ?
Nous accompagnons des associations, comme des entreprises et des collectivités, dans le choix et la mise en place de leurs outils, et sur leur communication. Pour un regard extérieur sur votre organisation, voir notre page conseil informatique.
